نوشته بلاگ

روش‌های بهبود فرآیند در سال جدید

بهبود فرآیند

هر کسب‌وکاری دارای مجموعه‌ای از فرآیندها و شیوه‌های استاندارد برای کمک به دستیابی به اهداف کارآمد و مؤثر است. بااین‌حال، فرآیندهای کسب‌وکار اغلب باگذشت زمان ارتباط خود را از دست می‌دهند و منجر به تاخیر در پروژه و افزایش هزینه‌ها می‌شوند. در نتیجه، باید تمرینات روش بهبود فرآیند را به طور منظم انجام دهید. به‌عنوان‌مثال، بیماری همه‌گیر به‌عنوان شتاب‌دهنده دیجیتالی دهه عملکرد. فرآیندهای تجاری در سراسر جهان را مختل کرد.  تحول دیجیتال برای بقای شرکت بسیار مهم شد.

بااین‌حال، تنها تعداد کمی از سازمان‌ها مانند آمازون با رابط کاربرپسند، دردسترس‌بودن آسان منابع، خود سرویس مشتری و گزینه‌های تحویل بدون تماس در میان قفل شدن، آماده مدیریت پویایی کسب‌وکار در حال تغییر بودند.

بهبود فرآیند چیست؟

بهبود فرآیند که بهبود فرآیند کسب‌وکار (BPI) یا فرآیند بهبود مستمر (CIP) نیز نامیده می‌شود، عمل بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری موجود برای مطابقت با استانداردهای فعلی صنعت و بهبود تجربه مشتری است. هدف از این روش شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و بهبود گردش کار است. فرآیندها را می‌توان اصلاح کرد یا با فرآیندهای فرعی تکمیل کرد،  حتی برای هدف نهایی بهبود (به‌عنوان‌مثال، به‌حداقل‌رساندن خطاها، کاهش ضایعات، بهبود بهره‌وری و ساده کردن کارایی) حذف شد.

بهبود فرآیند در مقابل مدیریت فرآیند کسب‌وکار

اغلب بهبود فرآیند و مدیریت فرآیند کسب‌وکار به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. اما، سوال اینجاست که آیا این دو مفهوم مترادف یا متفاوت هستند. درحالی‌که بهبود فرآیند و مدیریت فرآیند کسب‌وکار مفاهیم مشابه با اهداف نهایی یکسان هستند که تفاوت‌های فاحشی با هم دارند.  در این روش بر افزایش ارزش مشتری از طریق بهبود کیفیت، افزایش خدمات، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری متمرکز است.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار با اطمینان از ارتباط موثر تغییر در سراسر یک سازمان، درک، دید و کنترل پایان به فرآیند را فراهم می‌کند. مدیریت فرآیند کسب‌وکار، مستندسازی فرآیند و بهبود، مدیریت عملکرد، و مدیریت تغییر سازمانی را با تغییرات تکنولوژیکی ترکیب می‌کنند تا از موفقیت و پایداری این روش اطمینان حاصل کنند و درعین‌حال فرآیند فرهنگ تعالی را ممکن می‌سازند.

چگونه فرآیندهای بهبودیافته بر سازمان‌ها تأثیر مثبت می‌گذارد

در اینجا چند مورد از مزایای بهبود فرآیند است که مستقیماً بر تجارت شما تأثیر می‌گذارد:

بهبود بهره‌وری

تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از 40 درصد از کارمندان حداقل یک‌چهارم از هفته خود را صرف کارهای دستی و تکراری مانند ایمیل، جمع‌آوری داده‌ها و ورود داده‌ها می‌کنند. اجرای یک تغییر تکنولوژیکی یا یک برنامه کاربردی سفارشی می‌تواند این وظایف تکراری را خودکار کند و کارمندان می‌توانند زمان را به جنبه‌های اصلی شغل خود اختصاص دهند.

افزایش تجربه کاربری در بهبود فرآیند

76 درصد از مدیران احساس می‌کنند که شرکت‌ها باید تجربیات کاربری خود را مهندسی مجدد کنند و افراد و فناوری را به روشی انسان‌محورتر در کنار هم قرار دهند. فیس‌بوک در تلاش اخیر خود برای تبدیل‌شدن به یک شرکت متاورس، قصد دارد از فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند AR و VR برای ادغام دنیای فیزیکی و دیجیتالی بی‌سابقه استفاده کند. ماهیت تعامل انسانی را در هر زمینه‌ای از بازی گرفته تا کار، تغییر دهد.

چابک تر

فرآیندهای انعطاف‌پذیر برای رقابتی ماندن در بازار حیاتی هستند. این روش بر اجرای فرآیندهای انعطاف‌پذیر متمرکز است که به‌آسانی قابل استقرار و تطبیق با نیازهای کسب‌وکار شما هستند.

کاهش هزینه

روش‌های بهبود با یافتن راه‌حل‌هایی برای تولید بهترین خروجی فرآیند منجر به کاهش نیاز به منابع و کاهش ضایعات می‌شود. این روش‌ها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد در هزینه‌هایی مانند اضافه کاری برنامه‌ریزی نشده و هزینه‌های حمل و نقل ممتاز صرفه‌جویی کنند. در نتیجه صرفه‌جویی قابل‌توجهی می‌شود.

رعایت

با تغییر الزامات تجاری، استانداردهای نظارتی نیز تغییر می‌کند حصول اطمینان از آمادگی کارکنان شما مستلزم آموزش منظم انطباق است که بدون کمک کارشناسان خارجی دشوار می‌شود. با این تکنیک‌ها، مشاوران شخص ثالث تمام خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و کنترل‌های داخلی مربوط به انطباق را به طور کامل مستند می‌کنند. ایجاد انطباق با فرآیندهای تجاری جدید به شما امکان می‌دهد از جریمه ها و جریمه های غیر ضروری جلوگیری کنید.

کاهش زمان چرخه

اتخاذ این روش مانند مدل کانبان به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ارزش را به‌سرعت به مشتریان ارائه کنند. علاوه بر این، با حذف ضایعات و بهبود ارتباطات و همکاری، بهبود فرآیند منجر به چرخه‌های تحویل سریع‌تر می‌شود.

بهبود کیفیت

علاوه بر تسریع توسعه محصول، بهبود فرآیند کسب‌وکار می‌تواند کیفیت محصول را نیز بهبود بخشد. به‌عنوان‌مثال، سازمان‌ها می‌توانند با به‌کارگیری روش‌های تست مناسب اطمینان حاصل کنند که محصولات تنها پس از رفع عملکرد، امنیت و سایر مسائل به مرحله تولید می‌رسند.