نوشته بلاگ

پورتال سازمانی چیست؟

نرم‌افزارهای غیرمتمرکز

برای انجام کارهای شرکتی و سازمانی، نرم‌افزارها و برنامه‌های ارائه شده است که موجب شده کارها به‌راحتی مدیریت و اجرا شوند. بعضی از سازمان‌ها برای اینکه فرایندهای کاری خود را مدیریت کنند و خدمات اطلاعات سازمانی خود را به‌صورت آنلاین انجام دهند، از ابزارهای مختلفی استفاده می‌کنند. یکی از این ابزارها پورتال سازمانی است که نرم‌افزار بسیار کاربردی بوده و باعث می‌شود، سازمان‌ها اطلاعات ذخیره شده در خارج و داخل سازمان خود را به هم متصل کنند و یک درگاه واحد برای ارائه‌کردن اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری مدیران در کسب‌وکارها که به‌راحتی در دسترس باشد، ایجاد شود.

پورتال یا نرم‌افزار سازمانی چیست؟

برای توضیح مفهوم پورتال سازمانی باید گفت یک سیستم غیرمتمرکز داخلی بوده که برای برقرارکردن ارتباط‌های راحت و ساده بین مدیران، کاربران و کارکنان و مشتریان توسط شرکت‌ها یا سازمان‌های بزرگ مورداستفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزارها برای مدیریت و توزیع محتوا طراحی می‌شوند. امروز اکثر سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ از این ابزارها استفاده می‌کنند. زیرا در گردش کار بسیار موثر است. این نرم‌افزار بر پایه وب بوده که برای یکپارچه کردن اطلاعات افراد و دسترسی آنها در داخل شرکت‌ها و سازمان‌ها است که تمام داده‌ها را طبقه‌بندی کرده و در یک بخش واحد در اختیار همه قسمت‌ها قرار می‌دهد و فرایند جستجوی اطلاعات را هم ساده‌تر می‌کند.

ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار پورتال سازمانی چیست؟

این ابزار بسیار کاربردی که در شرکت‌های بزرگ مورداستفاده قرار می‌گیرد خصوصیات و ویژگی‌های خاصی دارد که موجب می‌شود افراد زیادی از آن استفاده کنند. از جمله ویژگی‌های این پورتال سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

امنیت

از نکته‌های بسیار مهم و حیاتی در گسترش شرکت‌ها و سازمان‌ها محسوب می‌شود. زیرا ممکن است نقض داده‌های زیادی رخ بدهد. البته owasp راهکارهایی برای جلوگیری از سرقت اطلاعات منتشر کرده و سطح امنیتی مناسبی را برای نرم‌افزار‌های وب انتخاب می‌کند. دسترسی به اطلاعات در دو سطح خصوصی یا WPN و توسط گروه خاصی از افراد انجام می‌شود.

دسترسی

ایجاد روش‌های متنوع دسترسی به اطلاعات برای کارکنان دارای اهمیت است و در صورتی می‌توانند اجازه استفاده از دیگر موارد اطلاعات داشته باشند که مرتبط با کار خود باشد. از ویژگی‌های مهم این ابزار ایجاد محدودیت در ابزارهایی است که به شبکه دسترسی دارند.

قابلیت اطمینان

این توانایی اطمینان‌بخشی فنی پورتال سازمانی باید به‌درستی کار کند و بدون اشکال و خطا باشد تا بر قابلیت‌های اطمینان در کسب‌وکارها موثر باشد. دو راه برای این فرایند وجود دارد که استراتژی انعکاسی و یا مجازی‌سازی سرور است که چندین سرور روی یک سخت‌افزار انجام می‌شود.

اهمیت طراحی پورتال‌های سازمانی

با طراحی‌کردن پورتال‌های سازمانی و یا شرکتی می‌توان مشتری‌های زیادی را در بازارهای آنلاین کسب‌وکار جذب کرده و حتی میزان درآمد را هم‌افزایش داد. بیشتر از 80 درصد از خریدهایی که انجام می‌شود توسط اینترنت و آنلاین انجام می‌شود. افراد برای تامین و رفع نیازهای خود در گوگل سرچ کرده  و تحقیق می‌کنند و بعد از آشنایی با کالای ارائه شده توسط وب‌سایت‌های مختلف اقدام به خرید و سفارش کالا می‌کنند.

امکانات ابزارسازمانی

معمولا امکانات و خدماتی که در یک پورتال سازمانی ارائه می‌شود، نسبت به ساختار و نیاز سازمان دارای تنوع و گستردگی است. بعضی از امکانات که به‌صورت رایج در یک پورتال وجود دارد شامل امکانات زیر است. این امکانات عبارت‌اند از:

•  ارتباط درون‌سازمانی مدیران و پرسنل‌ها
• رزرو امکانات سازمانی مثل خودرو، جلسات با دیگر کارکنان، اتاق کنفرانس
• مقالات و دانشنامه و دستورالعمل‌ها
• سیستم‌های مدیریتی اسناد و گردش کار
• دریافت گزارش از نرم‌افزارهای مختلف مثل نرم‌افزار پرسنلی یا حسابداری
• اطلاع‌رسانی و خبرهای سازمانی
• سیستم مدیریتی دانش و جلسات آنلاین
• همکاری‌های گروهی برای انجام‌وظیفه‌ها و سرگرمی‌ها

اجزای پورتال سازمان چیست؟

هر سازمانی دارای اجزا و قسمت‌های مختلفی است که شاید دارای زیربخش‌های دیگری هم باشند. در هر قسمت یک پورتال سازمانی تمامی این قسمت‌ها موثر هستند و این پورتال موجب یکپارچه بودن و ارتباط میان تمام این قسمت‌ها و هوشمندی فرایندها است. بخش‌های مختلف سازمان‌ها به شرح زیر است:

• منابع (انسانی و مادی)
• ساختار
• فرهنگ
• فناوری
• راهبردها
• محیط (فیزیکی روانی)

کلام پایانی

در زمان طراحی پورتال سازمانی برای خود باید هدفهای موردنظر این پورتال در آینده کاملا تعیین و مشخص شود. انجام این پروژه پیچیده باید توسط شرکت‌های حرفه‌ای که دارای تیم‌های متخصصی هستند، طراحی و انجام شود.